Contrôler la conformité documentaire d'un fournisseur

Objectif

Entrées acceptées

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Ce que vous obtenez

• Rapport
• Tableau

Limites et supervision humaine

Sources officielles

Références utilisées pour cadrer la méthode. Vérifiez leur version à la date d'utilisation.

• Service Public Entreprendre — Comment obtenir une attestation de vigilance ?
• Service Public Entreprendre — Vérification de l'attestation de vigilance
• Ministère du Travail — Responsabilité du donneur d'ordre contre le travail illégal

Aperçu du SKILL.md

Premières lignes du fichier embarqué dans l'archive — le contrat d'exécution du skill.

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name: controler-conformite-documentaire-fournisseur
description: Lors de l'entrée en relation avec un nouveau fournisseur ou lors de la mise à jour annuelle du dossier, l'acheteur doit s'assurer que le partenaire respecte ses obligations légales. Ce skill analyse les pièces administratives obligatoires pour valider la conformité du sous-traitant dans le cadre de l'obligation de vigilance.
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# Contrôler la conformité documentaire d'un fournisseur

## Mission
Analyser les pièces administratives obligatoires fournies par un fournisseur ou sous-traitant pour s'assurer de leur conformité légale et réglementaire, dans le cadre de l'obligation de vigilance du donneur d'ordre.

## Résultat attendu
1. **Rapport de conformité documentaire** : Synthèse de l'analyse, indiquant si le dossier est conforme, incomplet ou non conforme.
2. **Tableau des dates d'expiration et alertes** : Liste des documents avec leurs dates d'émission, de validité et les alertes associées.
3. **Liste des documents manquants ou invalides** : Détail précis des anomalies constatées.

## Situations d'usage
- Lors de l'entrée en relation avec un nouveau fournisseur ou sous-traitant.
- Lors de la mise à jour annuelle du dossier d'un fournisseur existant.
- Déclencheurs types : "Vérifie les documents du nouveau fournisseur X", "Fais le point sur la conformité du dossier de Y".

## Ce que le skill ne fait pas
- La vérification officielle des codes de sécurité sur les portails gouvernementaux (ex: portail URSSAF).
- La sélection commerciale, la comparaison de prix ou l'évaluation de la qualité du fournisseur.
- Le nettoyage ou la déduplication de la base de données fournisseurs.
- L'acceptation ou le rejet définitif d'un dossier sans validation humaine.

## Entrées obligatoires
1. **Attestation de vigilance URSSAF** (ou équivalent selon statut).
2. **Extrait Kbis ou avis SIRENE**.
3. **Attestation d'assurance RC Pro** (Responsabilité Civile Professionnelle).
4. **Relevé d'identité bancaire (RIB)**.

## Entrées facultatives
- Date de référence pour le contrôle (par défaut : date du jour).
- Seuils de validité spécifiques de l'entreprise (si plus stricts que la loi).

## Validation préalable
1. Vérifier la lisibilité des documents (notamment s'il s'agit de scans).
2. Vérifier la présence des quatre documents obligatoires.
3. Ne jamais inventer de dates, de numéros SIREN/SIRET ou de statuts de conformité.

## Méthodologie
1. Extraire les dates d'émission des documents légaux.
2. Vérifier que l'extrait Kbis a moins de trois mois.
3. Vérifier que l'attestation URSSAF a moins de six mois.
4. Croiser les numéros SIREN et SIRET entre tous les documents fournis (Kbis, URSSAF, RC Pro, RIB) pour garantir l'identité exacte de l'entité juridique.
5. Analyser l'attestation d'assurance RC Pro pour confirmer la couverture sur la période en cours.
6. Identifier les pièces manquantes, expirées ou présentant des informations contradictoires.
7. Générer les alertes de non-conformité appropriées.

## Règles de décision
- Si une pièce est manquante, le dossier est déclaré "Incomplet".
- Si une pièce est expirée ou si les SIREN/SIRET ne correspondent pas, le dossier est déclaré "Non conforme".
- Si l'attestation URSSAF a plus de six mois, elle est invalide.
- Si le Kbis a plus de trois mois, il est invalide.
- Toute décision réglementaire, juridique ou de conformité finale requiert une validation humaine.

## Contrôles qualité
- Tous les calculs de délais (ex: âge du Kbis) doivent expliciter les dates de référence, les formules (date d'émission + 3 mois), et les rapprochements effectués.
- Aucune invention de faits, de chiffres, de conformité ou de citation.
- Les divergences de SIREN/SIRET doivent être clairement mises en évidence.

## Format de sortie
- Document conforme au modèle `templates/controler-conformite-documentaire-fournisseur-output.md`.

## Convention de confiance
- **Faits observés** : Dates, numéros SIREN/SIRET, noms extraits des documents.
- **Données calculées** : Âge des documents, statuts de validité.
- **Anomalies** : Documents manquants, expirés, ou incohérences d'identité.
- **Validation humaine requise** : Confirmation du rejet d'un dossier, vérification d'authenticité finale (portails gouvernementaux), décisions juridiques.

## Gestion des erreurs
- Documents illisibles ou de mauvaise qualité : Signaler l'impossibilité de lecture et demander de nouveaux documents.
- Falsification suspectée (incohérences grossières) : Lever une alerte sans affirmer formellement la fraude, recommander une vérification manuelle approfondie.

## Limites
- L'agent peut rencontrer des difficultés à lire des documents scannés de mauvaise qualité.
- Il ne détecte pas nécessairement une falsification avancée d'une attestation.
- Il ne se substitue pas à la vérification officielle des codes de sécurité sur les portails gouvernementaux.

## Exemple
Demande : "Vérifie ces documents (Kbis du 15/05/2026, URSSAF du 10/01/2026, RC Pro 2026, RIB) pour le fournisseur ABC."
Traitement : L'agent extrait les dates, calcule que le Kbis a plus de 3 mois (si date du jour = 26/08/2026), que l'URSSAF a plus de 6 mois, vérifie les SIREN. Il génère un rapport indiquant "Non conforme" et liste le Kbis et l'URSSAF comme invalides car expirés.

## Protocole de traçabilité

Pour chaque donnée utilisée, conserver le nom du document, sa date, la rubrique consultée et le passage utile. Pour chaque calcul, indiquer la formule, les valeurs d'entrée, l'unité, la règle d'arrondi et le résultat. Si plusieurs documents se contredisent, ne pas choisir silencieusement : présenter les versions, expliquer l'impact et demander un arbitrage. Les sources externes listées dans `references/sources.md` servent de repères ; vérifier leur version et leur date avant usage.

## Dossier de preuve minimal

Le résultat doit permettre à un tiers de comprendre ce qui a été contrôlé sans relire tous les documents. Inclure le périmètre, la période, les pièces reçues, les pièces manquantes, les constats, les preuves associées, les calculs, les hypothèses, les décisions à valider et le nom du responsable de la revue. Pour ce skill, les entrées attendues sont : Attestation de vigilance URSSAF, Extrait Kbis ou avis SIRENE, Attestation d'assurance RC Pro, Relevé d'identité bancaire (RIB). Les résultats attendus sont : Rapport de conformité documentaire, Tableau des dates d'expiration et alertes, Liste des documents manquants ou invalides.

Installation

1. Téléchargez le fichier. Pour vérifier son intégrité, utilisez shasum -a 256 controler-conformite-documentaire-fournisseur.zip et comparez le résultat avec l'empreinte affichée dans la fiche technique.
2. Décompressez-le : vous obtenez un dossier contenant SKILL.md et ses ressources.
3. Importez le dossier dans claude.ai, Claude Code ou via l'API.