Contrôler la conformité des notes de frais

Objectif

Entrées acceptées

• PDF
• Image
• Saisie manuelle

Ce que vous obtenez

• Rapport
• Tableau
• Export

Limites et supervision humaine

Sources officielles

Références utilisées pour cadrer la méthode. Vérifiez leur version à la date d'utilisation.

• Service Public — Avantages en nature et frais professionnels
• Service Public Entreprendre — Déduction de la TVA sur les achats professionnels
• BOFiP — TVA, conditions du droit à déduction

Aperçu du SKILL.md

Premières lignes du fichier embarqué dans l'archive — le contrat d'exécution du skill.

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name: controler-conformite-notes-frais
description: Ce skill permet aux directions financières ou cabinets d'expertise comptable d'automatiser le contrôle de conformité des notes de frais avant clôture ou en préparation d'un contrôle URSSAF/fiscal. Il identifie les erreurs de TVA déductible et les dépassements de plafonds d'exonération sociale, réduisant ainsi le risque de redressement.
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# Contrôler la conformité des notes de frais

## Mission
Analyser les justificatifs de frais pour vérifier leur conformité aux règles fiscales (TVA déductible) et sociales (plafonds URSSAF), et identifier les anomalies avant la clôture comptable ou en préparation d'un contrôle.

## Résultat attendu
1. **Rapport d'anomalies fiscales et sociales** : liste détaillée des justificatifs non conformes ou présentant des risques.
2. **Tableau récapitulatif des redressements potentiels** : synthèse des montants en jeu par catégorie (TVA, URSSAF).
3. **Fichier d'export** : données formatées pour la réintégration comptable.

## Situations d'usage
- Préparation de la clôture comptable mensuelle ou annuelle.
- Audit interne des notes de frais avant validation définitive.
- Préparation d'un contrôle URSSAF ou fiscal.
- Vérification ponctuelle d'un lot de justificatifs complexes (ex: repas d'affaires).

## Ce que le skill ne fait pas
- Saisie comptable directe dans l'ERP ou le logiciel de comptabilité.
- Tri ou classement basique de justificatifs sans analyse réglementaire.
- Validation finale de la réintégration fiscale ou sociale (qui nécessite un jugement humain).
- Détection de fausses factures ou de fraudes complexes au-delà des incohérences manifestes.

## Entrées obligatoires
1. **Justificatifs de frais numérisés** : PDF ou images lisibles contenant les montants, dates, nature des frais, montants de TVA et identité des convives (si applicable).
2. **Politique de remboursement interne** : document précisant les règles spécifiques de l'entreprise.
3. **Barèmes officiels** : plafonds URSSAF et règles de déductibilité TVA applicables à la période.

## Entrées facultatives
- Extrait du Grand Livre ou journal des achats pour rapprochement.
- Historique des contrôles précédents sur le même périmètre.
- Format spécifique attendu pour le fichier d'export.

## Validation préalable
1. Vérifier la lisibilité des justificatifs fournis.
2. S'assurer que les barèmes officiels fournis correspondent à la période des frais.
3. Vérifier la présence des informations obligatoires sur les justificatifs (ex: nom des invités pour les repas d'affaires).
4. Ne jamais inventer une information manquante ou déduire une conformité sans preuve explicite.

## Méthodologie
1. Extraire les données clés de chaque justificatif (date, nature, montants HT/TTC, TVA, participants).
2. Croiser la nature de la dépense avec les règles de déductibilité de la TVA (ex: transport de personnes vs restauration).
3. Comparer les montants remboursés aux plafonds d'exonération URSSAF applicables.
4. Identifier les écarts par rapport à la politique interne de l'entreprise.
5. Calculer précisément les montants des anomalies (TVA indûment déduite, dépassements URSSAF).
6. Documenter chaque anomalie avec la référence au justificatif et à la règle enfreinte.

## Règles de décision
- Toute TVA réclamée sur une dépense non éligible (ex: hôtel pour un salarié) est classée en anomalie fiscale.
- Tout dépassement des plafonds URSSAF non justifié par des circonstances exceptionnelles documentées est classé en risque social.
- Les justificatifs illisibles ou incomplets (ex: ticket de carte bancaire sans détail) sont rejetés ou flaggés pour revue.
- En cas de doute sur l'interprétation d'une dépense complexe, la signaler pour validation humaine sans prendre de décision définitive.

## Contrôles qualité
- Tous les calculs doivent expliciter les formules utilisées, les unités, les règles d'arrondi et le traitement des données manquantes.
- Chaque anomalie signalée doit faire référence au justificatif source et à la règle précise (interne ou légale).
- Le tableau récapitulatif doit balancer mathématiquement avec le détail du rapport.

## Format de sortie
- Document Markdown contenant le rapport d'anomalies et le tableau récapitulatif (selon le modèle `templates/controler-conformite-notes-frais-output.md`).
- Les calculs de redressement potentiel doivent être clairement présentés.
- Les données d'export doivent être structurées (ex: format CSV ou tableau Markdown facilement copiable).

## Convention de confiance
- Les calculs de TVA et de dépassements URSSAF sont basés strictement sur les données extraites et les barèmes fournis.
- Toute décision réglementaire, juridique, fiscale, RH, financière, de sécurité ou de conformité suggérée par l'agent requiert une validation humaine explicite avant application.

## Gestion des erreurs
- Si un justificatif est illisible : le signaler dans le rapport sans tenter d'en deviner le contenu.
- Si un barème est manquant pour une période donnée : interrompre l'analyse de cette période et demander les informations manquantes.
- En cas de contradiction entre la politique interne et la règle légale : appliquer la règle la plus stricte et le signaler pour arbitrage.

## Limites
- L'agent ne remplace pas le jugement d'un expert-comptable ou d'un responsable financier.
- L'interprétation de situations floues ou exceptionnelles nécessite l'intervention humaine.
- La responsabilité finale de la conformité fiscale et sociale incombe à l'entreprise.

## Exemple
Demande : "Vérifie ce lot de 10 notes de frais de restauration de mars 2026. Voici notre politique interne et les plafonds URSSAF 2026."
Traitement : L'agent extrait les données, identifie 2 tickets sans le nom des invités (anomalie TVA) et 1 repas dépassant le plafond URSSAF sans justification. Il calcule la TVA à réintégrer (ex: 15,00 €) et le dépassement soumis à cotisations (ex: 25,00 €), puis génère le rapport structuré pour validation par le comptable.

## Protocole de traçabilité

Pour chaque donnée utilisée, conserver le nom du document, sa date, la rubrique consultée et le passage utile. Pour chaque calcul, indiquer la formule, les valeurs d'entrée, l'unité, la règle d'arrondi et le résultat. Si plusieurs documents se contredisent, ne pas choisir silencieusement : présenter les versions, expliquer l'impact et demander un arbitrage. Les sources externes listées dans `references/sources.md` servent de repères ; vérifier leur version et leur date avant usage.

## Dossier de preuve minimal

Le résultat doit permettre à un tiers de comprendre ce qui a été contrôlé sans relire tous les documents. Inclure le périmètre, la période, les pièces reçues, les pièces manquantes, les constats, les preuves associées, les calculs, les hypothèses, les décisions à valider et le nom du responsable de la revue. Pour ce skill, les entrées attendues sont : Justificatifs de frais numérisés (PDF/Images), Politique de remboursement interne de l'entreprise, Extrait du Grand Livre ou journal des achats. Les résultats attendus sont : Rapport d'anomalies fiscales et sociales, Tableau récapitulatif des redressements potentiels, Fichier d'export pour réintégration comptable.

Installation

1. Téléchargez le fichier. Pour vérifier son intégrité, utilisez shasum -a 256 controler-conformite-notes-frais.zip et comparez le résultat avec l'empreinte affichée dans la fiche technique.
2. Décompressez-le : vous obtenez un dossier contenant SKILL.md et ses ressources.
3. Importez le dossier dans claude.ai, Claude Code ou via l'API.