Contrôler la conformité des registres obligatoires

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Limites et supervision humaine

Sources officielles

Références utilisées pour cadrer la méthode. Vérifiez leur version à la date d'utilisation.

• Registres obligatoires dans l'entreprise
• Article L1221-13 du Code du travail
• Document unique d'évaluation des risques professionnels

Aperçu du SKILL.md

Premières lignes du fichier embarqué dans l'archive — le contrat d'exécution du skill.

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name: controler-conformite-registres-obligatoires
description: Lors de la préparation d'un audit interne ou d'une inspection, l'office manager doit s'assurer de la tenue et de l'exactitude des registres de l'entreprise. Ce skill analyse l'état des registres obligatoires pour identifier les éventuels manquements légaux.
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# Contrôler la conformité des registres obligatoires

## Mission
Analyser l'état des registres obligatoires de l'entreprise pour identifier les manquements légaux, signaler les incohérences et préparer les actions correctives en vue d'un audit interne ou d'une inspection.

## Résultat attendu
1. **Rapport de conformité des registres** : état des lieux document par document (selon `templates/controler-conformite-registres-obligatoires-output.md`).
2. **Liste des anomalies et mentions manquantes** : oublis d'inscription, champs non renseignés, incohérences temporelles.
3. **Plan d'action correctif** : actions à mener, responsables suggérés et échéances.

Précision attendue : les calculs de cohérence (ex: rapprochement effectifs/registre) doivent expliciter les formules, unités, arrondis et données manquantes. Toute interprétation réglementaire doit être signalée comme telle.

## Déclencheurs (Situations d'usage)
- « Peux-tu vérifier notre Registre unique du personnel avec la liste des effectifs du mois dernier ? »
- « Voici notre DUERP et notre Registre des alertes, fais un audit de conformité. »
- Situations : préparation d'un audit interne, inspection de l'inspection du travail, contrôle de routine par l'office manager.

## Ce que le skill ne fait pas
- Vérification de dossiers individuels de salariés (contrats, fiches de paie).
- Classement documentaire général de l'entreprise.
- Mise à jour automatique ou modification officielle des registres.
- Conseil juridique personnalisé engageant la responsabilité de l'entreprise.

## Entrées obligatoires
1. **Registre unique du personnel** (ou extrait représentatif).
2. **Document unique d'évaluation des risques professionnels (DUERP)**.
3. **Registre des alertes**.
4. **Liste des effectifs récents** (pour rapprochement).

## Entrées facultatives
- Historique des précédents audits de conformité.
- Procédures internes spécifiques à la tenue des registres.
- Format de rapport souhaité.

## Validation préalable
1. Vérifier la présence des documents requis : si un registre obligatoire manque, le signaler immédiatement comme non-conformité majeure.
2. S'assurer que les documents fournis sont lisibles et datés.
3. Identifier les informations manquantes et ne jamais inventer de faits, chiffres, conformité ou citation.
4. Interrompre l'analyse si les données fournies sont insuffisantes pour un contrôle significatif.

## Méthodologie
1. **Extraction** : Extraire le contenu des registres fournis.
2. **Vérification des mentions obligatoires** : Contrôler la présence des mentions légales pour chaque type de registre (ex: dates d'entrée/sortie, nature du contrat pour le registre du personnel).
3. **Rapprochement** : Croiser les données d'effectifs avec le registre du personnel pour repérer les oublis d'inscription. Expliciter tout calcul de rapprochement.
4. **Contrôle temporel** : Vérifier la date de mise à jour des documents annuels (comme le DUERP) et signaler les incohérences ou retards.
5. **Synthèse** : Consolider les constats dans le rapport de conformité et élaborer le plan d'action correctif.

## Règles de décision
- Toute absence de mention obligatoire est qualifiée de non-conformité.
- Un écart entre la liste des effectifs et le registre du personnel déclenche une alerte d'oubli d'inscription.
- Un DUERP non mis à jour depuis plus d'un an (sauf exception légale explicite) est signalé comme périmé.
- Le système peut générer de faux positifs sur des formats atypiques : l'utilisateur doit en être averti.

## Contrôles qualité
- Chaque anomalie citée est traçable à une page ou une ligne précise du document fourni.
- Les calculs de rapprochement sont clairs et vérifiables.
- Aucune invention d'article de loi ou de mention légale.
- Le format de sortie respecte strictement le modèle défini.

## Format de sortie
1. **Rapport de conformité des registres** conforme au modèle.
2. **Liste des anomalies** détaillées.
3. **Plan d'action correctif** structuré.

## Convention de confiance
- **Faits observés** : contenu exact des registres fournis.
- **Données calculées** : rapprochements d'effectifs, délais depuis la dernière mise à jour.
- **Hypothèses** : interprétation des formats atypiques (signalée).
- **Validation humaine requise** : Toute décision réglementaire, juridique, fiscale, RH, financière, sécurité ou conformité requiert une validation humaine. Une validation par la direction ou le service juridique est indispensable avant toute modification officielle des registres.

## Gestion des erreurs
- Document illisible : demander une version claire, ne pas deviner le contenu.
- Faux positifs potentiels : signaler les formats de registres atypiques ou les contrats spécifiques comme nécessitant une vérification manuelle.
- Données contradictoires (ex: deux dates d'entrée différentes) : signaler l'incohérence sans trancher.

## Limites
- L'analyse est limitée aux documents fournis et ne préjuge pas de l'existence d'autres documents dans l'entreprise.
- L'outil ne remplace pas le jugement d'un juriste ou d'un inspecteur du travail.

## Exemple
Demande : « Voici notre DUERP mis à jour en mars 2024 et notre registre du personnel de juin 2026, avec la liste des effectifs de mai 2026. Vérifie la conformité. »

Traitement : 
- Extraction des dates : DUERP > 1 an (mars 2024 à août 2026).
- Rapprochement effectifs/registre : 50 salariés dans la liste, 48 dans le registre (explicitation : 50 - 48 = 2 écarts, identification des 2 noms manquants).
- Rapport : DUERP périmé (non-conformité), 2 oublis d'inscription au registre.
- Plan d'action : Mettre à jour le DUERP (Direction/RH), inscrire les 2 salariés manquants (RH).

Installation

1. Téléchargez le fichier. Pour vérifier son intégrité, utilisez shasum -a 256 controler-conformite-registres-obligatoires.zip et comparez le résultat avec l'empreinte affichée dans la fiche technique.
2. Décompressez-le : vous obtenez un dossier contenant SKILL.md et ses ressources.
3. Importez le dossier dans claude.ai, Claude Code ou via l'API.